Digitalisierung: Zwischen Angst und Optimierung

Von strategischer Bedeutung sind die Geschäftsführenden oder Inhabenden eines Unternehmens, da sie erste Ansprechpartner*innen für Herausforderungen oder Problemstellungen im eigenen Unternehmen sind. Ein genauer Blick im Rahmen einer Impulsberatung oder Prozessaufnahme zeigt jedoch, dass bekannte Kernprobleme oftmals andere Ursachen haben, die sich im Gesamten auf das Unternehmen auswirken. Trotz möglicher Veränderungsängste liefern hierbei die eigenen Mitarbeitenden in der Regel wertvolle Hinweise zu den Kernpro­blemen des Unternehmens und unterstützen damit einhergehende Prozessoptimierungen maßgeblich.

Neben der Identifikation von Kernproblemstellungen eines Unternehmens und der Entwicklung einer Optimierungsstrategie durch die Implementierung digitaler Unterstützungsanwendungen ist auch die Herangehensweise eine Herausforderung.

Kleine und mittlere Unternehmen sind oftmals herausragend in der Bereitstellung ­eigener Leistungen und Produkte, aber es fehlt ihnen jedoch beispielsweise an der Erfahrung zur Auswahl der richtigen digitalen Technologie, der internen Personalkapazität zur Umsetzung einer Optimierungsmaßnahme oder auch an der Idee „Wo starte ich mit meiner Optimierung?“

Enge Kooperation zwischen Logis.Net und Wachstumsregion Hansalinie e.V.

Um die beschriebenen Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen lösbarer zu gestalten, hat der Verein Wachstumsregion Hansalinie im Jahr 2020 das Förderkonzept der Digitalisierungsberatungen ­eingeführt und unterstützt die genannten Unternehmen insbesondere bei Fragen im Bereich der digitalen Prozesse des unternehmenseigenen Auftragsdurchlaufs. Zielsetzungen sind die gemeinsame Entwicklung von individuellen Handlungsfeldern ­sowie das Aufzeigen von Chancen und Ri­siken bei der Prozessdigitalisierung.

Im Rahmen der beschriebenen Impulsberatungen hat der Wachstumsregion Hansalinie e.V. das Institut für Produktion und Logistik (Logis.Net) aus Osnabrück mit der Umsetzung beauftragt. Logis.Net berät kleine und mittlere Unternehmen, die bei der Auswahl geeigneter digitaler Technologien ergebnisoffen Unterstützung benötigen. Dabei kann Logis.Net insbesondere auf die Expertise der eigenen Nähe zur Hochschule Osnabrück sowie langjährige, branchenunabhängige Beratungserfahrungen im Digitalisierungskontext zurückgreifen.

Der Wachstumsregion Hansalinie e.V. setzt sich aus den fünf Landkreisen Cloppenburg, Oldenburg, Osnabrück, Diepholz und Vechta zusammen, die durch die jeweiligen Wirtschaftsförderungen vertreten werden. Die Vereinsmitglieder werden zunächst bei der Terminvergabe für eine Impulsberatung berücksichtigt, anschließend können auch alle kleinen und mittleren Unternehmen aus den genannten Landkreisen eine Impulsberatung zu digitalen Prozessen in Anspruch nehmen.

Das Beratungsangebot erfolgt in enger Kooperation zwischen dem Wachstumsregion Hansalinie e.V. sowie dem Beratungspartner Logis.Net. Die Terminorganisation erfolgt direkt über den Verein oder über die regionalen Wirtschaftsförderungen.

Impulsberatung in Ihrem Unternehmen

Die Impulsberatung zu digitalen Prozessen gliedert sich in drei Phasen (Vorbereitung, Beratung und Nachbereitung). Die oben abgebildete Grafik zeigt die einzelnen Beratungsschritte. Zur optimalen Vorbereitung erhalten Sie mit der Terminfindung einen Bestandsfragenbogen zu Ihrem Unternehmen. Der Fragenbogen ermöglicht es den Beratern*innen, das Unternehmen bereits vor dem Termin näher kennenzulernen und potenzielle Beratungsansätze zu identi­fizieren.

Die Beratung selbst findet in der Regel vor Ort im Unternehmen statt, kann jedoch alternativ auch via Microsoft Teams online organisiert werden und dauert etwa zwischen zwei bis drei Stunden. Inhaltlich richtet sich die Beratung nach dem unternehmensindividuellen Auftragsdurchlaufprozess. Dieser kennzeichnet dabei den Prozess beginnend mit der Auftragsanfrage bis hin zur abschließenden Rechnungsstellung sowie dem After-Sales-Service. Dieser Prozess inklusive der Teilprozessschritte wird in der Beratung erfasst und in einer gemeinsamen Kurzanalyse untersucht. Zum Abschluss der Impulsberatung erhält das Unternehmen Impulse und Handlungsempfehlungen, die die individuellen Problemstellungen des Unternehmens eingrenzen und priorisieren.

Neben der Priorisierung möglicher Handlungsfelder im Unternehmen, diskutiert der Berater oder die Beraterin auch mögliche nächste Schritte. Zusätzlich erhalten die Unternehmen vom begleitenden Mitarbeiterenden der Wirtschaftsförderung weitere Informationen zu potenziellen Förderprogrammen, die bei der Lösung der identifizierten Handlungsfelder genutzt werden können.

Möglichst zeitnah nach der Beratung erhalten die Unternehmen eine kurze Zusammenfassung der besprochenen Inhalte. Dabei werden die aufgenommenen Ist-Prozesse, die identifizierten Handlungsfelder, das weitere Vorgehen sowie potenzielle Förderprogramme dokumentiert.

Impulsberatung – und dann?

Nach der Impulsberatung ist vor der Projektumsetzung. Ein beratenes Unternehmen kennt auf Basis der Beratungsergebnisse seine individuellen Handlungsfelder und hat erste Ideen zur Herangehensweise bei der Umsetzung erhalten. Auf dieser Grundlage können Projektpartner, wie etwa Logis.Net, Umsetzungsleistungen anbieten. Das Ziel eines solchen Projektes besteht darin, die internen Prozesse detailliert zu untersuchen, die erfassten Ist-Prozesse aufzubereiten und zu analysieren sowie anschließend Soll-Prozesse für das Unternehmen zu entwickeln. Letztere beschreiben die zukünftige Arbeitsweise unter Berücksichtigung der Einführung neuer digitaler Technologien. 

Dabei ist auch eine Kosten-/Nutzenanalyse integraler Bestandteil der Prozessuntersuchung, da Handlungsfelder in kleinen und mittleren Unternehmen oftmals keine teuren neuen Technologien erfordern, sondern Anpassungen von bestimmten Arbeitsabläufen bereits zu deutlichen Verbesserungen eines Betriebes führen können. Wenn die Prozessanalyse eines Unternehmens aufzeigt, dass eine digitale Erweiterung der Prozesslandschaft erforderlich ist, wird auf Basis der entwickelten Soll-Prozesse ein Lastenheft erzeugt, das im Wesentlichen die technischen und funktionalen Anforderungen des Unternehmens beschreibt. Mit Hilfe des Lastenheftes wird anschließend nach einem geeigneten Systemhaus gesucht, dass die zum Unternehmen passende Software- oder Hardwarelösung anbietet. Ziel dieser neutralen Technologiesuche ist die Auswahl einer zum Unternehmen passenden Lösung, damit ein Unternehmen sein eigenes Denken und Handeln nicht einer Software anpassen muss, sondern die Software sich nahtlos in das Denken und Handeln des Unternehmens integriert.