Vorhang auf: Die VEC-Hallen

Ohne Übertreibung kann man sagen, dass dieser Campus in seiner Art einmalig in Deutschland ist. Die Messen und Konzerte allerdings sind lediglich Marketingtools, um die VEC-Hallen überregional bekannt zu machen. Buchungen von Unternehmen aus ganz Deutschland sind das übergeordnete Ziel.

Und dann kam Corona

Wir haben die Corona-Zeit genutzt, um ein Konzept zu entwickeln, das größere Unternehmen in die Lage versetzt, flexibel auf die Hallen zugreifen zu können. Dafür mussten wir im Vorfeld einige Fragen beantworten. Wie werden sich Menschen bei Veranstaltungen begegnen? Wie werden Meetings in Zukunft aussehen? Welche Formen von Messen und Präsentationen wird es geben und in welcher Konstellation wird das alles passieren? So ganz genau weiß das niemand. Bei Großveranstaltungen hingegen ist das vollkommen klar: Ein Fußballstadion sollte wieder ausverkauft sein und große Konzerte in Zukunft wieder vor vollen Rängen stattfinden. Auch große Messen brauchen wieder viele Aussteller, um viele Besucher zu generieren. Aber was ist zwischen Full House und Lockdown? Was werden die Unternehmer in Zukunft machen? Wie werden die Entscheidungen hinsichtlich der Messen, Tagungen, Feiern und Incentive-Events künftig ausfallen?

Qualität, Umsetzbarkeit, Wirtschaftlichkeit

Wir glauben, dass es viele Varianten für ein großes Unternehmen geben muss. Entscheidende Punkte dabei sind Qualität, Umsetzbarkeit und natürlich die Wirtschaftlichkeit der eigenen Veranstaltung. Genau diese Punkte erfüllt das neue Partnerprogramm der VEC-Hallen.

Alle technischen Voraussetzungen, um solche Businessveranstaltungen in Szene zu setzen, sind hier auf höchstem Niveau gegeben. Die Hallen laufen seit ihrer Eröffnung mit Glasfasertechnik, LED-Wänden und -Screens, mit Funk- bzw. Videotechnik in Fernsehqualität, mit PA-Anlagen und Zonenbeschallung – alles in absoluter High-End-Qualität. Das Interieur ist hochwertig und der Campus erstrahlt dank ausgeklügelter Technik jeweils im Corporate Design des veranstaltenden Unternehmens. Damit bieten die VEC-Hallen eine ideale, repräsentative Plattform.

Das dazu entwickelte Partnerprogramm der VEC-Hallen besteht aus drei Modulen: Das Modul 1 Business eignet sich für Tagungen, Schulungen, Hausmessen und Verkaufsveranstaltungen. Das Modul 2 Betriebsfeiern wurde angelegt für Firmen- und Weihnachtsfeiern, Jubiläen und Sommerfeste. Das Modul 3 Vip-Events schließlich ist genau die richtige Wahl für Shows, Galas oder Live-Konzerte.

VEC-Hallen-Modul 1: Business-Veranstaltungen

Zahlreiche Themen im Bereich Business-Veranstaltungen können ohne weiteren Aufwand im RE–ON-Verfahren umgesetzt werden. Dabei steht die Vorsilbe (real) für die real geladenen Gäste, (online) umschreibt die Gesamtheit der online zugeschalteten Personen.

Für die Gastgeber stellen sich dabei im Prinzip nur noch zwei Fragen: Erstens, wie viele und vor allem welche Gäste lade ich real ein, zweitens, welche Personengruppen schalte ich online zu? Diese Fragen allerdings dürften nur noch von strategischer Bedeutung sein und sollten wirtschaftlich keine große Relevanz mehr haben. Nehmen wir als Beispiel die Produktvorstellung eines Mittelständlers in den VEC-Hallen: Ein Unternehmen möchte sein neues Produkt in einem gewissen Status (Abendveranstaltung, Abendgarderobe, Gäste mit Begleitung, Sekt-Empfang) vorstellen. RE, also real, sind dabei seine exklusiven Einladungen, beispielsweise nur 150 bis 200 reale Gäste, hier Großkunden, Chef-Einkäufer und Vertriebsleiter.

Das Kürzel ON, also online, umschreibt in diesem Szenario die Live-Zuschaltung von Reden und Interviews ausgewählter Kunden. Offline schließlich wäre in diesem Beispiel das abschließende Abendessen an unseren Gala-Tischen. Ein Event in diesem Segment ist innerhalb von 24 Stunden in TV-Qualität in den VEC-Hallen umsetzbar.

VEC-Hallen-Modul 2: Betriebsfeiern

Unternehmen möchten hin und wieder mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern feiern. Das ist seit Jahren Tradition und wird auch in Zukunft wieder gern gemacht. Nur wo ist da die Flexibilität?

Im Moment geht es um die Frage: Wird gefeiert, ja oder nein, mit der ganzen Belegschaft oder gar nicht? Ein Unternehmen muss in die in der Lage versetzt werden, sich beliebig aufzuteilen – in ganze Belegschaften, in einzelne Abteilungen oder in kleinere Firmengruppen.

Je nach Bedarf, Stimmung oder strategischer Erwägung in der Firma werden die Events angesetzt. Wichtigster Punkt dabei ist, dass die Kostenkurve und die Planungszeiten nicht proportional mit ansteigen. Es darf kostentechnisch fast keine Rolle spielen, ob das Unternehmen entweder einmal mit 1.500 Mitarbeitern feiert oder dreimal mit je 500 Mitarbeitern.

Auch die Zeitpunkte der Events können strategisch gewählt und übers Jahr hinweg verteilt werden, um die Stimmungsbarometer in der Belegschaft hochzuhalten. Ein Zelt auf das Betriebsgelände gestellt, ein bis zwei Toilettenwagen daneben, eine kleine Bühne mit ein bisschen Technik und ein provisorisch verlegter Teppichboden – diese Zeiten scheinen, auch aufgrund von Corona (Stichwort: Lüftungstechnik), vorbei zu sein und würden auch den innerbetrieblichen Ablauf zu sehr zu stören. Am Ende ist das viel zu teuer, zu planungsintensiv und ziemlich unflexibel.