Digital und dynamisch

Mit dem Aufkommen der ersten Smartphones im Jahre 2010 hat sich die digitale Landschaft grundlegend verändert. Der stationäre PC war plötzlich nicht mehr die einzige Möglichkeit, um auf digitale Daten zugreifen zu können. Mit der Softwareentstehung in einem lebensmittel- produzierenden Betrieb im Oldenburger Münsterland vereint das Konzept awenko:360® langjährige Erfahrungen aus der IT mit den speziellen Anforderungen an die Bedürfnisse der Ernährungsbranche. Der Praxisbezug und die Anwendbarkeit der Software stand von Anfang an im Fokus des Unternehmens und spiegelt sich auch im Namen wider: Aus „Anwendbare Konzepte“ wurde der Name awenko.

Wer ist awenko?

Awenko entwickelt und vertreibt heute unter der Geschäftsführung von Holger Schütt eine international verwendete Software zur digitalen Dokumentation. Dabei steht die praktische Anwendbarkeit des Systems weiterhin im Mittelpunkt. Neue Funktionen entstehen häufig direkt aus der Unternehmenspraxis der Kund*innen, werden im Systemstandard integriert und stehen anschließend allen Anwender*innen zur Verfügung. Mit diesem Ansatz hat Awenko es geschafft, eine flexible und vor allem praxisnahe Lösung zu schaffen.

Ein flexibles System

Ein weiterer zentraler Grundsatz von Awenko ist es, die eigene Software nicht nur allein zu betrachten, sondern im Kontext einer komplexen IT-Landschaft, die bei allen Kund*innen individuell ist, sowie auch die genauen Anforderungen und Visionen unserer Kund*innen individuell sind. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, wurde awenko:360® nach dem Baukastenprinzip entwickelt.

Baukastenprinzip bedeutet im Bezug auf awenko:360®, dass die Anwender*innen die Funktionen der Software frei miteinander verknüpfen können und jegliche Inhalte selbst gestaltet werden können. Das bietet größte Flexibilität in der Umsetzung der einzelnen Prozesse. Dank des modularen Aufbaus ist es den Kund*innen möglich, verschiedenste inhaltliche Themen oder Abteilungen in einem System abzubilden.

Als Idee in einem Industrieunternehmen entstanden, hat sich die Lösung rasch zu einem dynamischen System entwickelt, welches darauf ausgerichtet ist, langfristig in den Unternehmen zu wachsen und ausgeweitet zu werden.

awenko:360® in der Praxis

Digitale Dokumentation ist enorm wichtig für alle Branchen und ein Bereich, in dem die deutsche Wirtschaft noch viel Potenzial hat. Es ist geradezu erschreckend, wie oft Papier verwendet wird, um relevante Daten zu erfassen und wie viel Zeit im Anschluss aufgebracht wird, um diese Daten beispielsweise in eine Excel-Liste zu übertragen. Größer wird das Problem, wenn Unternehmen regelmäßigen Audits unterliegen und all die sorgfältig aufgeschriebenen Daten wieder vorweisen müssen. Dann kommt es häufig vor, dass gestresste Mitarbeiter*innen Aktenordner suchen und durch das Unternehmen tragen.

Das alles geht natürlich deutlich einfacher, wenn digitale Lösungen verwendet werden. An dieser Stelle tritt awenko:360® auf den Plan. Ausgerüstet mit einem Mobilgerät und einer offlinefähigen App, wie die von awenko:360®, haben Mitarbeiter nicht nur den richtigen „Aktenordner“ mit Hintergrundwissen und die passende Checkliste immer dabei, sondern können jegliche erfasste Daten vorweisen, kennen anstehende Aufgaben oder können Kontrollen direkt vor Ort durchführen – auch ohne ständige WLAN-Verbindung.

Das bereits erwähnte Baukastenprinzip erlaubt absolute Flexibilität in der Konfigura­tion. Alle Prozesse lassen sich gemäß der individuellen Unternehmenspraxis erstellen und immer wieder an neue Gegebenheiten anpassen. Diese Anpassungsfähigkeit ist essenziell für ein Softwaresystem, das langfristig eingesetzt werden soll. Auf Änderungen im Betriebsablauf sowie veränderte Rahmenbedingungen kann sofort reagiert werden. Gerade die Vernetzung von Daten und der schnelle Datenaustausch ermög­lichen es unseren Kunden, schneller auf Störungen zu reagieren und so drohenden Kosten vorzubeugen. Besonders die Einbindung von Sensoren zur automatischen Daten­erfassung führt in der Praxis zu einer lücken­losen Dokumentation.

Beispiele für die unterschiedlichen Anwendungsfälle gibt es viele. So bildet ein Unternehmen beispielsweise das gesamte Fuhrparkmanagement inklusive Schadensbearbeitung und Werkstattkommunikation in awenko:360® ab. Andere wiederum nutzen das digitale Formblatt für jegliche Kontrollschritte entlang der Produktionskette inklusive der Produktentwicklung oder des Reklamationsmanagements. Oder Bäckereien haben es geschafft, ihre gesamten Filialen papierlos zu gestalten. Einsatzgebiete sind so vielfältig wie die Nutzer*innen selbst.

Mit dem Projekt Prüfmittelüberwachung stand ein weiteres, spannendes Projekt mit einem Kunden auf der Agenda. Ziel war es, einen Ablauf mit einer möglichst einfachen Bedienung durch die Anwender*innen zu entwickeln. In lebensmittelproduzierenden Betrieben gibt es zahlreiche Anforderungen an die Dokumentation. Kritische Stellen im Produktionsprozess müssen überwacht werden, es finden Messungen und Kontrollen statt. Die dafür verwendeten Geräte (Prüfmittel) müssen ebenfalls regelmäßig überprüft und kalibriert werden, was wiederum entsprechend dokumentiert werden muss.

Die Prüfmittelkontrolle ist also essenziell wichtig und abhängig von der Produktionskapazität entsprechend aufwändig. Ziel war es also, diesen Prozess zu digitalisieren und anwendungsfreundlicher sowie weniger fehleranfällig zu gestalten. Die Einrichtung aller Prüfmittel in awenko:360® wurde zeiteffizient über einen Import erledigt. Jedes Prüfmittel verfügt über Stammdaten, die neben Informationen wie Seriennummer, Modell oder Hersteller auch das Prüfgewicht und die zulässige Abweichung enthalten. Die Checkliste ist so konfiguriert, dass unabhängig der Prüfmittelart, der Prüfgewichte oder Abweichungstoleranzen die User nur eine Checkliste verwenden und lediglich die Messung eintragen müssen. Alles weitere macht awenko:360® im Hintergrund.

Über unser dynamisches Formelsystem können die Prüfparameter aus den Stammdaten in die Checkliste übernommen und anhand des eingegebenen Messwertes die Ergebnisse berechnet werden.

Über Abhängigkeiten innerhalb der Checkliste kann im Bedarfsfall automatisch eine Nachprüfung gestartet werden. Das Unternehmen kann über das Workflowmanagement sowohl Maßnahmen auslösen als auch den Informationsfluss zwischen den Abteilungen sicherstellen. Die größte Erleichterung in der Praxis ist jedoch die einfache Bearbeitung durch die User und die damit verbundene Fehlerreduzierung.

Awenko ist stolz darauf, ein dynamisches Softwaresystem geschaffen zu haben, das in allen Themenbereichen der Dokumentation in einem Unternehmen eingesetzt werden kann. Egal, ob es um die HACCP-Dokumentation in einem lebensmittelproduzierenden Betrieb geht oder um die Qualitätskontrolle bei einem Maschinenhersteller, um Kontrollen durch Gesundheitsämter oder die Baustellenabnahme – awenko:360® wird bereits erfolgreich in all diesen und vielen weiteren Bereichen eingesetzt.

Die Beschleunigung der digitalen Transformation nimmt stetig zu. Digitalisierung ist heute bereits ein wichtiges Thema und es wird in der Zukunft immer mehr zu einer Voraussetzung für alle Unternehmen werden. Insbeson­dere in Zeiten, wo Kosteneinsparungen und geringe Reaktionszeiten für die Unternehmen aller Größen und Branchen immer wichtiger werden, wird es noch stärker darauf ankommen, dass die Einführung neuer IT einen strategischen Mehrwert bietet. Darüber hinaus ergeben sich auch neue Herausforderungen aufgrund einer wachsenden Mitarbeiterfluktuation, welche in allen Branchen zu beobachten ist. Je komplexer der Betrieb mit seinen Strukturen, Kontrollpunkten und Prozessen, desto wirtschaftlicher ist auf jeden Fall der Einstieg in die mobile Dokumen­tation.

Wir sind überzeugt, dass Softwarelösungen, die einerseits kostengünstig, intuitiv bedien­bar sind und eine breite Palette von Anwendungsmöglichkeiten abdecken, einen echten Mehrwert bieten. Viele nebeneinander existierende Insellösungen erfordern zukünftig eine zu langwierige Einarbeitungs- und Schulungsphase und werden somit den aufgezeigten Anforderungen nur bedingt gerecht. Digitalisierung ist ein Wettbewerbsvorteil. Neben der gesteigerten Effizienz durch Schnittstellen, automatische Daten­erfassung und den schnellen Datenaustausch zwischen allen Instanzen bietet awenko:360® die Möglichkeit, Prozesse weiter zu denken und zu gestalten, als dies auf dem Papier möglich ist.

Durch Workflows können Prozesse erweitert und die Handlungssicherheit der Mitarbeiter erhöht werden. Durch den gesteigerten Infor­mationsfluss und die Möglichkeit, Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen und weitere wichtige Daten den Mitarbeitern digital zur Verfügung zu stellen, können Ein­arbeitungszeiten verringert und die Kompetenz der Mitarbeiter gesteigert werden. In der Praxis ist zu beobachten, dass die Dokumentation einzelner Kunden die gesetzlichen Pflichten weit überschreitet und zusätzliche betriebswirtschaftliche Kennzahlen erfasst werden, die auf der Papierdokumentation nicht vorhanden waren.

Digitalisierung ist die Zukunft und es gibt einfache Systeme wie awenko:360®, um Prozesse zu digitalisieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen.